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一個會議的進行，最好是每個人，或多或少都能有發言的機會。
如果有一部分的人特別健談，從頭到尾都是他們在說話；另一部分的人沒有得到任何發言的機會，或是從頭到尾都保持沉默，那這場會議並沒有得到大家的意見也沒有多方交流，僅能視為沒有生產力的無效會議。
在會議中發言，其實是一件重要的事情-平常每個人都是埋頭在自己的文件與辦公格子中，只有在這時候大家才能看見、聽見、以及重視你的看法跟想法，所以沒有提出任何意見是很可惜的，失去了一個能讓大家肯定跟認可能力的機會，也會讓同事覺得你似乎對會議漠不關心。但如果你很急切的發表意見，講得沒完，不知道何時該住口，雖然你沒有要逼迫別人聽的意思，卻讓人覺得你很強勢，只想把意見強行灌輸到別人身上。
會議中會出現話多者，與沉默者的原因，通常是由於人類的個性有分成 [外向] 與 [內向] 兩大類性格。這兩類人可以看以下的建議，評估如何調整自己，避免過而不及，讓自己的表現更專業，會議的進行更有成效。
開會前先準備發言內容 。
通常開會前都已經知道該會議要討論的議程以及流程。因此開會前可以先準備幾個可以提出的關鍵點或是進度報告，有準備就有安心感，這樣就可以很從容的在會議中發言。
可以選擇成為第一個發言者。
你準備的發言內容有時可能會被其他人講走，這樣你又變成沒有話可以說了。為了避免這種情況，你可以在會議段落的開始就勇於發言。這樣不但確保自己準備的內容能派上用場，其他同事也會覺得你很有參與感。
其實別人也想聽你的想法。
內向害羞的人常常會以為自己說話不重要，或是沒人想聽自己說話。其實不是這樣的喔! 會議的目的就是要了解大家的想法，找出大家的共同目標，確認大家【都在同一艘船上】。每個人的想法不盡相同，你提出的點子可能別人沒有想到，這樣討論就有價值了。如果整場會議出席的都是內向的人，別再等了! 快提出你的看法吧!
別忙著滔滔不絕。
我們都明白你有很多的想法要說明，也了解你對這個案子的熱情與熱衷誠度絕對不少於任何一位在座的人。但會議時間有限，滔滔不絕恐怕會占用太多會議時間，聽的人也因為訊息太多而失焦、放空，抓不到重點；糟一點也可能使會議開不完，延後結束。當你有許多意見要發表時，最好是訓練自己能夠將要說的話精煉濃縮在幾句話中講完。講話精煉、有條理，是一種表達技巧，這也要靠自我的長期培養而成，如果能做到將要說的話以重點方式搭配解說，簡短扼要的發表，讓聽者快速理解你要表達的重點，那麼你就算是個溝通高手了!
別把會議當成自己的主場。
不論你是會議中的主持人，或是團體中的發言人、決策者，都應該要將講話的機會讓出來給大家。會議的目的就是要了解各方面的配合程度與配合進度，還有困難點以及互相可以提供支援的地方。只有讓大家都說話我們才能清楚的了解團隊目前的整體優劣狀況。
另外，就算是在和別人開會，而你是發言人，也可以讓團隊的成員發言，會讓對方 (不論是客戶或是廠商) 覺得你們有向心力、大家互相支持，對整個團隊有良好印象。領導人的優秀，是因為團隊成員都很優秀。
以上是給外向與內向兩種性格的人開會時的建議，重點就是不要害怕發言，只要記得發言時先把要說的話整理過，把握重點說，不要失焦。這樣會議就能簡短有效率。大家可以參考看看!
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